راهنمای نهایی تهیه چک لیست طلایی

می خواهید به زندگی خود سازماندهی دهید؟ چک کن!

راهکاری می خواهید که به شما در انجام سریع امور کمک کند؟ چک کن!

سهولت و آرامش ذهنی می خواهید؟ چک کن!

چک لیست ها از موثرین ابزار های سازمانی در طول تاریخ هستند، که به افراد کمک می کنند در مسیری هموار برای راحت و سریع انجام دادن کار ها حرکت کنند. اما همه ی فهرست های کنترل عملاً برابر نیستند! اگر شما نیز می خواهید از انواع چک لیست برای ارتقا سطح کیفیت زندگی خود بهره ببرد، شما به هر فهرست کنترلی نیاز ندارید، در اصل شما به فهرست کنترل مناسب با خودتان نیاز دارید.

سفارش تولید محتوا

ما، اینجا در رایامارکتینگ، قصد داریم شرح دهیم که چگونه از فهرست های کنترل به عنوان اهرم فشار استفاده کنید تا سازمان یافته تر و کارآمد تر باشید و زمان را مهار کنید.

اهمیت چک لیست

حال، در ابتدا، قبل از آنکه به مبحث چگونگی تهیه چک لیست بپردازیم، بیایید نکاتی چند را در مورد اهمیت چک لیست ها بررسی کنیم. فهرست های کنترل ایستگاه های بهره روی هستند که می بایستی آن ها امتحان کنید، زیرا آن ها " تصویری کلی" در مورد آنچه قرار است انجام شود را در اختیارتان قرار می دهند. با لیست بندی و سازماندهی وظایف خود و سپس بررسی تک به تک آنها به راحتی می توانید زمان و تایم خود را برای امور مهم اولویت بندی کنید ( و مطمئن شوید که هیچ کار مهمی نادیده گرفته نخواهد شد).

همچنین فهرست های کنترل در ایجاد یک دوز انرژی مثبت برای تقویت و افزایش بهره وری نیز نقش دارند. هنگامی که لیست وظایف خود را بررسی می کنید و به یک موفقیت دست می یابید، این موفقیت به شما الهام می دهد تا کار های خود را ادامه دهید، کار های بیشتری را بررسی کنید و آن ها را به انجام برسانید و بهره وری خود را در طی این روند افزایش دهید.

و سرانجام، با تهیه منظم فهرست های کنترل، می توانید باری که ذهنتان برای به خاطر سپردن تمام امور خردی را که قرار است هر روز انجام شود به دوش می کشد به حداقل برسانید.

تنها 2 چک لیست که مهم است!

طراحی صحیح فهرست کنترل نقش مهمی در داشتن یک فهرست کنترل موثر دارد. برای طراحی چک لیست کار های خود می توانید از الگو های آماده بهره ببرید. در اینجا می توانید چند نمونه از فهرست های کنترل مربوط به the Blue Mandala Yoga Exercise Packing،the Simple Charcoal and White Writer و the Grey and Blue Simple Leaves را بررسی و از آنها ایده بگیرید.

چگونه فهرست کنترل خودتان را داشته باشید!

خب، پس حالا که به ایده ی استفاده از چک لیست ملحق شدید، زمان آن است چگونگی شروع کار با فهرست کنترل را برایتان بازگو کنیم.

بهترین نوع چک لیست کارها کدامند؟

اولین چیزی باید قبل از تهیه چک لیست می بایستی به آن توجه کنید تشخیص فهرست کنترل مناسب است. فهرست کنترل مناسب آن است که بیشترین تطابق را با برنامه تان دارد و به شما کمک خواهد نمود به انجام رساندن کار ها را به حداکثر برسانید.

فهرست های کنترل در حالت کلی دو دسته هستند:

• چک لیست روزانه – چک لیست روزانه لیست تمام اموری که است در "یک روز" باید به انجام برسند. این لیست به توجه به آنچه در دستور کار قرار دارد، روز به روز تغییر خواهد کرد.  اگر قبل از این که شب سرتان به بالش برخورد کند کاری را به پایان نرسانده باشید، جای هیچ نگرانی وجود ندارد! کافیست آن را به لیست روز بعدی منتقل کنید.

• چک لیست وضعیتی – چک لیست وضعیتی یا موقعیتی لیستی است که وظایف خاص و رویداد ها مهم زندگی تان را یادآور می شود. این لیست می تواند صورت برنامه ریزی برای عروسی و یا تولد نوزادی باشد که در راه است. به انجام رساندن این نوع امور زمان بیشتری را نسبت به زمانی که برای لیست کار های روزانه در نظر گرفته اید صرف خواهد کرد، اما برای سازماندهی وظایف و فعالیت هایی که قرار است به یک رویداد بزرگ ختم شوند بسیار مفید خواهد بود.

فهرست های کنترل روزانه و وضعیتی هر دو بسیار مفید هستند. انتخاب یکی از این دو به کارهایی که در حال حاضر به انجام رسیدن آنها نیاز دارید، کارهایی که در آینده قرار است انجام شوند و همچنین انتخاب مستقیم ترین راه برای سازماندهی وظایف تان بستگی دارد.

آیا می خواهید طراحی چک لیست شخصی تان را کلید بزنید؟ ما شما را پوشش می دهیم، چگونه؟ با نمونه الگو هایی که برای هر دوی چک لیست ها یعنی چک لیست روزانه (the Blue and White Modern Bordered Moon Bedtime Checklist  ) و چک لیست وضعیتی(Pink and White Bunting Checklist ) برایتان فراهم نموده ایم.

چگونه فهرست کنترل ایجاد کنم!؟

فرقی ندارد که شما تصمیم به تنظیم چک لیست روزانه گرفته اید و یا در پی فهرست کنترل وضعیتی برای یک رویداد خاص هستید، روند تنظیم و تهیه ی انواع چک لیست ها دقیقا مشابه هم است. در ادامه به بررسی 5 مرحله ی مهم در باب روند تنظیم چک لیست می پردازیم.

هزینه تولید محتوا متنی

مرحله 1: ذهنتان را تخلیه کنید

اولین قدم برای تهیه یک چک لیست موثر آن است که ذهنتان را تخلیه کنید و هر آنچه که انجام آن در ذهنتان درگیری ایجاد کرده است را روی کاغذ پیاده کنید. کاغذ و قلم بیاورید ( یا برنامه Word و یا Google Doc را در رایانه خود باز کنید) و همه اموری که باید انجام شوند را یادداشت کنید.

به عنوان مثال، چنین فرض کنید که شما قصد دارید برای عروسی خود فهرست کنترل تهیه کنید. شما باید قرار چشیدن غذا با موسسه ی تهیه غذا تا خرید هدایا برای ساقدوش ها و تا نوشتن سوگند نامه خود را یادداشت کنید. و یا، اگر، در حال تنظیم چک لیست روزانه هستید، باید تمام کارهای تکرار شونده روزانه ی خود (مانند رساندن کودک تان به تمرین فوتبال) و همچنین کار هایی که در آینده قرار است برای یکبار در برنامه روزانه تان گنجانده شود را بنویسید (مانند تماس برای رزرو ملاقات سالانه با دندانپزشک خود).

زمانی که در حال تخلیه ذهنتان هستید هیچ شکی را به دل خود راه ندهید! چرا که شما می بایستی در صدد تنظیم چک لیست جامع باشید به نحوی که تمام کارها احتمالی و حتمی شما را در بر بگیرد. اما ذکر این نکته نیز لازم است که نباید در انجام این امر غرق شوید! ( شما بعدا نیز می توانید لیست بلند بالای خود را تغییر دهید و یا انجام کار خاصی را از اولویت خارج کنید).

مرحله 2: وظایف را سازماندهی و اولویت بندی کنید

زمانی که تمامی وظایفتان را روی کاغذ پیاده کردید، نوبت به مرتب سازی و اولویت بندی کار ها می رسد.

در ابتدا می بایستی در پی گروه بندی کار های خود باشید به نحوی که در آن ها اصل منطق رعایت شده باشد. برای مثال، شما می توانید وظایف خود را با بر اساس تعداد دفعات (مانند روزانه، هفتگی، ماهانه)، بر اساس نوع کار ها (مانند قرار ملاقات با دوستانتان یا تکالیفی که برای مدرسه انجام می دهید) و یا بر اساس نحوه ی ارتباط عملی خاص با ابعاد مختلف زندگی تان (مانند وظایف مربوط به بچه ها و یا وظایف مربوط به جشن نامزدی) گروه بندی کنید.

پس از سازماندهی و گروه بندی وظایف وقت آن است که اولویت بندی آن ها شروع کنید. به فهرست کنترل تان یک نگاه کلی بیندازید و آن ها را به عنوان وظیفه A، وظیفه B و وظیفه C رتبه کنید. وظایفی که عنوان " A " را می گیرند از اولویت بالایی برخوردار هستند و می بایستی سریعا به آن ها رسیدگی شود. وظایف " B " نیز مانند وظایف A مهم هستند اما فوریت کمتری دارند. و وظایف " C " شامل اموری می شود که می بایستی در آینده انجام شوند و نیازی به انجام سریع آن ها نیست.

به عنوان مثال، چنین فرض کنید که شما در حال تهیه چک لیست اسباب کشی هستید. نمونه وظایف A,B  و C برای چنین فهرست کنترلی می تواند به این صورت باشد:

• چک لیست A – برقراری تماس با اداره ی برق برای آنکه اطمینان حاصل کنید برق خانه تان در روزی که به آنجا اسباب کشی می کنید وصل باشد.

• چک لیست B – تحقیق در مورد کانال ها و شبکه هایی در محله تان قابل دسترسی است.

• چک لیست C – تهیه کارت برای همسایه ها تا آدرس جدید و اطلاعات تماس خود را با آن ها به اشتراک بگذارید.

هیچ قضاوتی در مورد درست و یا غلط بودن اولویت بندی کارهایتان وجود ندارد. این مرحله تنها تشخیص فوری ترین و مهم ترین کارها و رفع به موقع آن ها را میسر می کند.

مرحله 3: آنها را در لیست کارهای خود قرار دهید

زمانی که مرحله دوم، یعنی اولویت بندی کارها، به پایان رسید نوبت به مرحله ای می رسد که می بایستی آنها را به یک چک لیست واقعی انتقال دهید.

وظایف خود را با توجه به اولویت بندی در فهرست کنترل تان ذکر کنید و در صورت لزوم تاریخ و یا زمانی که انجام آن کار می بایستی به پایان برسد را نیز بنویسید. به عنوان مثال یک چک لیست روزانه می تواند چنین وظیفه را در برداشته باشد : " ساعت 4 به دنبال کریس در ایستگاه برو " درحالی یک فهرست کنترل موقعیتی می تواند گویای این وظیفه باشد: " سالن تشریفات را برای  21 ژوئن  رزرو کن"

مرحله 4: پس از تکمیل هر آیتم آن را بررسی کنید

هنگامی که فهرست کنترل تان شکل گرفت، شروع به انجام دادن کارهایتان کنید و هر آیتم را پس از اتمام آن بررسی کنید و علامت بزنید. علامت گذاری امور اتمام یافته در فهرست کنترل نه تنها انگیزه شما برای ادامه دادن را افزایش می دهد، بلکه به شما در کسب یک دیدگاه کلی در مورد آن چه که انجام داده اید و آن چه که هنوز باید در صدد انجام آن باشید کمک می کند.

مرحله 5: آیتم های جدید را نیز به چک لیست اضافه کنید

در یک دنیای آرمانی می توانید به انتهای چک لیست کارهایتان برسید و بگویید " عالی شد! من همه کارهایم را انجام دادم! " اما بیایید کمی از آن دنیای آرمانی دور شویم و مسیر واقعیت ها را در پیش بگیریم – همیشه کار های بیشتری برای انجام دادن وجود دارند. اما نقطه ی مثبت داشتن چک لیست کار ها این است که همیشه راهی برای اضافه کردن موارد جدید و حرکت به جلو وجود دارد!

آیا می خواهید بهترین فهرست کنترل را از بابت عملکرد داشته باشید؟ دیجیتال شو

اکنون که به رمز و رموز تنظیم چک لیست پی بردید می توانید چک لیست خود را به روش قدیمی با قلم و کاغذ، تنظیم کنید، اما اگر می خواهید در تنظیم چک لیست به مراتب طلایی برسید می بایستی دیجیتال باشید!

سازماندهی چک لیست دیجیتال بسیار آسان است چرا که شما قادر خواهید بود در هر آن اقدام به تغییر، ویرایش، گسترش و یا حذف امور خود کنید ( ناگفته نماند، آن ها طراحی بهتری نیز دارند!)

آیا می خواهید با انواع چک لیست های دیجیتال آشنا شوید؟ ما بررسی چک لیست های دیجیتال  Blue and Orange School Checklist،  Pink & Black Minimal Chic Checklist و Dark Blue and Pink Minimalist Dorm Chore Chart را به شما پیشنهاد می کنیم.

نمونه های چک لیست

نمیدانید تنظیم چک لیست هایتان را از کجا شروع کنید؟ ما در اینجا چندین ایده ی کاربردی را به شما پیشنهاد می دهیم.

بیش از 100 نوع ایده تولید محتوا متنی

فهرست کنترل خرید خانه

شما بین اموری مانند بررسی املاک، مشاوره با املاک و مستغلات، تامین بودجه و 10 هزار کار دیگر که به خرید خانه می انجامد غرق خواهید شد مگر اینکه یک فهرست کنترل عالی تهیه و تنظیم کنید.

موارد و آیتم های بسیاری وجود دارد که باید هنگام خرید خانه آن ها را بررسی کنید. برای تهیه این فهرست کنترل می توانید از نمونه چک لیست آنلاین مانند Black and White Paint Strokes Modern Checklist و Blue and White Striped Checklist ایده بگیرید.

فهرست کنترل اسباب کشی

جابجایی خانه و اسباب کشی یکی از فعالیت های دیگری است که همه افراد در برهه ی خاصی از زندگی شان با آن روبرو می شوند، این کار نیز مانند سایر فعالیت های زندگی به یک برنامه ریزی و لجستیک دیوانه وار نیاز دارد. تنظیم چک لیست اسباب کشی یک روش عالی است تا از پیشبرد مراحل آن اطمینان حاصل کنید – و همچنین اطمینان حاصل کنید که هیچ کار مهمی را فراموش نخواهید کرد ( مانند تغییر نام و انتقال انشعابات و یا استخدام کارگر ها اسباب کشی).

با تنظیم چک لیست های درست مسیر را برای یک اسباب کشی بزرگ هموار می کنید، چرا که می دانید هیچ یک از امور در لا به لای حجم وسیعی از فعالیت ها گم نخواهد شد. این امور می تواند تمیز کردن خانه قبلی و بسته بندی موارد ضروری تان باشد. از جمله نمونه چک لیست آنلاین که می توانید از آن ها به عنوان چک لیست اسباب کشی استفاده کنید می توان به Purple Checklist List و Peach and Blue Minimal Framed Checklist اشاره نمود.

فهرست کنترل عروسی

عروسی و ازدواج یکی از مهیج ترین رویداد های زندگی برای زوجین است – و برنامه ریزی جشن عروسی معمولا از استرس زا ترین مراسم قلمداد می شود. چک لیست عروسی بهترین روش برای یکپارچه امور مربوط به عروسی و آماده سازی تشریفات است – تنها در این صورت است که مطمئن خواهید شد هیچ مانعی برای برگزاری این روز بزرگ وجود ندارد.

الگو های بسیاری برای تنظیم چک لیست عروسی وجود دارند اما ما نمونه های Dark Blue  Pink Wedding Checklist Planner و Gray and Pink Simple Accessories Wedding Checklist را به شما پیشنهاد می کنیم.

فهرست کنترل مسافرت

چه در حال سفر به یک شهر و یا چه در حال برنامه ریزی برای جهانگردی باشید، کار های بسیاری وجود دارد که شما را برای یک سفر ایده آل آماده می کند. برنامه ریزی و تهیه چک لیست سفر شما را در مسیر مسافرت بی دردسر قرار می دهد ( شما به عنوان یک تازه کار هیچ اشتباهی نخواهید کرد، مانند فراموش کردن بالشت سفر و یا تمدید پاسپورت).

مطمئن شوید که تجربه بعدی سفرتان را با استفاده از این فهرست های کنترل آماده با نام  Brown Beige Photo Simple Checklist و Teal and Brown Illustrated Sea Creatures Checklist تنظیم خواهید کرد!

فهرست کنترل تولد کودک

کار های بسیاری وجود دارد که خانه را برای ورود قدم نو رسیده آماده می کند، این امور می تواند خرید مایحتاج کودک و یا آماده سازی اتاقش باشد. تنظیم چک لیست کودک به شما این امکان را می دهد که قبل از رسیدن کودک تمام امور مربوط قبل از رسیدن او را انجام داده باشید، زیرا به محض ورود قدم نو رسیده شما لیستی از کار های جدید خواهید داشت!

پیشنهاد می کنیم مقاله تولید محتوای خوب را مطالعه نمایید

برنامه ریزی و تنظیم چک لیست کودک شامل امور زیادی می شود، اما نگران نباشید ما چند الگوی ویژه برای تهیه چک لیست کودک به شما پیشنهاد می کنیم.Green Yellow Packing Checklist  و  Simple Grocery Checklist از سری نمونه چک لیست آنلاین به جهت تنظیم چک لیست کودک می باشند. این نوع از فهرست کنترل باعث خواهد شد تمامی مواردی که سلامت مادر و نوزاد، چه قبل از رسیدن کودک و چه رسیدن بعد از رسیدن آن ،را تحت شعاع قرار می دهد بررسی شده باشند.

"تهیه چک لیست کارها" را از فهرست کنترل خود بررسی کنید!

اگر متن را به خوبی و با دقت مطالعه کرده باشید حتما چنین دریافته اید که چک لیست یک روش عالی و تخصصی برای سازماندهی کار ها و افزایش بهره وری است و از قلم افتادن امور جلوگیری می کند. حال که می دانید خصوصیات و مزایای یک فهرست کنترل موثر و اصولی چیست ، تنها کافیست دست به کار شوید!

لینک منبع:

www.canva.com